Nachdem ich während der Vorbereitungszeit auf meine
Promotion und auch danach nur von Insolvenz bedrohte Unternehmen zu sanieren
versucht habe, was mir in fast allen Fällen auch gelungen ist, wurde ich bei
den gerade geretteten ARA-Quarzit-Werken im Bayerischen Wald von einem
Muster-Unternehmer in Emmendingen abgeworben. Bei der „Upat Mauerdübel GmbH“
und „Max Langensiepen KG“ lernte ich zum ersten Mal in meiner
Unternehmenspraxis eine Firma kennen, die musterhaft geführt wurde und das
Gegenteil einer Bruchbude war. Wolf von
Wolff holte mich als „rechte Hand“ in dieses Unternehmen. Ihm verdankt der
WORTWERFER einen enormen Management-Praxis-Schub.
Wolf von Wolff konnte allerdings auch ganz schön cholerisch
reagieren, wenn ihm was auf die Nerven
ging. Dann bekam ich strikte Anweisung, die Missstände möglichst sofort
abzustellen. So explodierte er förmlich, wenn sich Konferenzen lähmend dahin
zogen. „Mich interessiert nur, nehmen Sie
das bitte zur Kenntnis, WER macht WAS
bis WANN!“ Er hatte drei Feinde in seinem Unternehmen dingfest gemacht:
MAN, WIR und ES. „Das sind die drei faulsten Kerle!“ Wenn ein Prokurist zu
formulieren wagte „MAN müsste das
und das ändern!“ oder „WIR müssten
da entschlossener an den Einzelhandel herantreten!“, dann konnte so ein
Vorschlag ratzfatz in eine Anweisung münden: „Dann ändern Sie es doch! bis WANN? Ich erwarte Ihren Zwischenbericht
bis nächsten Montag!“
„Wissen Sie eigentlich, was fünf Minuten Konferenz kosten? Herr Dr. Siegert, entwickeln Sie eine
Konferenz-Uhr, in der das Zifferblatt für jede Minute 1000 DM ausweist!“ So
entstand die Konferenz-Uhr, die heute das Cover meines Buches „Konferenz mit Ziel und Effizienz / Sparen
Sie viel Zeit und Geld“ (beim expert-verlag, Renningen) ziert. Alle fünf
Minuten rückt der Zeiger 5000 DM weiter.
Der nächste Wolffsche Vulkanausbruch ereignete sich beim
Vorlesen eines Konferenz-Protokolls. „So
ein Protokoll kostet zuviel Zeit und damit Geld. Erst werden die Sekretariate
beschäftigt, dann muss es abgeklärt werden, dann vorgetragen. Ich will das
nicht mehr!“ Der Siegert bekam den Auftrag, ein Formular zu entwerfen, das
mindestens 80 Prozent aller Protokolle ersetzt, während der Konferenz bereits
handschriftlich ausgefüllt wird und klar erkennen lässt: WER macht WAS bis WANN mit welchem MESSBAREN ERGEBNIS. Es kann im
erwähnten Buch abgekupfert werden. Ich habe es später in mehreren Unternehmen
eingeführt. Ein Chef bestätigte mir, allein dies habe zu jährlichen
Einsparungen von 80.000 DM geführt – und zu strafferen, kontrollierbaren
Ergebnissen.
Später, bei der von mir initiierten Deutschen
Management-Gesellschaft (die es leider nicht mehr gibt), entwickelten wir einen
weiteren wesentlichen Baustein des Konferenz-Managements: Den Management-Kreis
(von Peter Drucker sehr gelobt!). Nunmehr ersetzte ich bei meinen Klienten die
TagesordnungsPUNKTE konsequent durch
TagesordnungsZIELE. Das heißt, dass
jedes Anliegen, das in einer Konferenz thematisiert werden soll, der Sequenz
folgen muss: Zielsetzung (Was soll erreicht werden?), Planung (Zeit, Mittel,
Visualisierung, Abläufe), Organisation, Durchführung, Auswertung. Der Chef
einer großen Getränke-Firma gewährte daraufhin denen, die ein Thema in einer
Konferenz behandelt sehen wollten, in der Regel nur noch drei Minuten
Präsentationszeit.
Das Gelbe vom Ei!
Maximalen Erfolg brachte auch eine minimale Maßnahme: ein
gelber Zettel, den jeder Konferenz-Teilnehmer am Ende ausfüllen sollte: „Wenn Sie auf diese Konferenz zurückblicken,
war das jetzt das Gelbe vom Ei oder was sollte noch verbessert werden?“
Nach vier oder fünf Konferenzen war vieles optimiert
worden.
Im Schnitt, das bestätigten meine Klienten, konnten mit den
Maßnahmen, die im Buch ausführlich beschrieben sind, 10 bis 30 Prozent der bis
dahin anfallenden Konferenzkosten eingespart werden, bei drastisch erhöhter
Effizienz. Von Seminarteilnehmern ließ ich selber ausrechnen, wie viel Ersparnis es in ihren Unternehmen
im Jahr vermutlich erbringen würde. Die Zahlen bewegten sich zwischen 150.000 und 500.000 Euro. Das
Buch wurde von einem Leser zum Zeitsparbuch des Jahres erkoren.
Aber ich habe mich damit bei längst nicht allen beliebt
gemacht. Eine Sekretärin brachte es auf den Punkt: „Lassen Sie doch die Kerle
labern, je länger je lieber. Dann können wir mal in Ruhe arbeiten!“ Und: Nach
wenigen Monaten war die Disziplin offenbar vielen zu lästig: Der alte
Schlendrian, die Quatschbude hatte sich wieder durchgesetzt. Konferenz-Management muss man nachhaltig
wollen, weiß der Wortwerfer!