Samstag, 20. September 2014

Konferenz mit Ziel und Effizienz





Nachdem ich während der Vorbereitungszeit auf meine Promotion und auch danach nur von Insolvenz bedrohte Unternehmen zu sanieren versucht habe, was mir in fast allen Fällen auch gelungen ist, wurde ich bei den gerade geretteten ARA-Quarzit-Werken im Bayerischen Wald von einem Muster-Unternehmer in Emmendingen abgeworben. Bei der „Upat Mauerdübel GmbH“ und „Max Langensiepen KG“ lernte ich zum ersten Mal in meiner Unternehmenspraxis eine Firma kennen, die musterhaft geführt wurde und das Gegenteil einer Bruchbude war. Wolf von Wolff holte mich als „rechte Hand“ in dieses Unternehmen. Ihm verdankt der WORTWERFER einen enormen Management-Praxis-Schub.

Wolf von Wolff konnte allerdings auch ganz schön cholerisch reagieren, wenn  ihm was auf die Nerven ging. Dann bekam ich strikte Anweisung, die Missstände möglichst sofort abzustellen. So explodierte er förmlich, wenn sich Konferenzen lähmend dahin zogen. „Mich interessiert nur, nehmen Sie das bitte zur Kenntnis, WER macht WAS bis WANN!“ Er hatte drei Feinde in seinem Unternehmen dingfest gemacht: MAN, WIR und ES. „Das sind die drei faulsten Kerle!“ Wenn ein Prokurist zu formulieren wagte „MAN müsste das und das ändern!“ oder „WIR müssten da entschlossener an den Einzelhandel herantreten!“, dann konnte so ein Vorschlag ratzfatz in eine Anweisung münden: „Dann ändern Sie es doch! bis WANN? Ich erwarte Ihren Zwischenbericht bis nächsten Montag!“
„Wissen Sie eigentlich, was fünf Minuten Konferenz kosten? Herr Dr. Siegert, entwickeln Sie eine Konferenz-Uhr, in der das Zifferblatt für jede Minute 1000 DM ausweist!“ So entstand die Konferenz-Uhr, die heute das Cover meines Buches „Konferenz mit Ziel und Effizienz / Sparen Sie viel Zeit und Geld“ (beim expert-verlag, Renningen) ziert. Alle fünf Minuten rückt der Zeiger 5000 DM weiter.
Der nächste Wolffsche Vulkanausbruch ereignete sich beim Vorlesen eines Konferenz-Protokolls. „So ein Protokoll kostet zuviel Zeit und damit Geld. Erst werden die Sekretariate beschäftigt, dann muss es abgeklärt werden, dann vorgetragen. Ich will das nicht mehr!“ Der Siegert bekam den Auftrag, ein Formular zu entwerfen, das mindestens 80 Prozent aller Protokolle ersetzt, während der Konferenz bereits handschriftlich ausgefüllt wird und klar erkennen lässt: WER macht WAS bis WANN mit welchem MESSBAREN ERGEBNIS. Es kann im erwähnten Buch abgekupfert werden. Ich habe es später in mehreren Unternehmen eingeführt. Ein Chef bestätigte mir, allein dies habe zu jährlichen Einsparungen von 80.000 DM geführt – und zu strafferen, kontrollierbaren Ergebnissen.
Später, bei der von mir initiierten Deutschen Management-Gesellschaft (die es leider nicht mehr gibt), entwickelten wir einen weiteren wesentlichen Baustein des Konferenz-Managements: Den Management-Kreis (von Peter Drucker sehr gelobt!). Nunmehr ersetzte ich bei meinen Klienten die TagesordnungsPUNKTE konsequent durch TagesordnungsZIELE. Das heißt, dass jedes Anliegen, das in einer Konferenz thematisiert werden soll, der Sequenz folgen muss: Zielsetzung (Was soll erreicht werden?), Planung (Zeit, Mittel, Visualisierung, Abläufe), Organisation, Durchführung, Auswertung. Der Chef einer großen Getränke-Firma gewährte daraufhin denen, die ein Thema in einer Konferenz behandelt sehen wollten, in der Regel nur noch drei Minuten Präsentationszeit.

Das Gelbe vom Ei!

Maximalen Erfolg brachte auch eine minimale Maßnahme: ein gelber Zettel, den jeder Konferenz-Teilnehmer am Ende ausfüllen sollte: „Wenn Sie auf diese Konferenz zurückblicken, war das jetzt das Gelbe vom Ei oder was sollte noch verbessert werden?“
Nach vier oder fünf Konferenzen war vieles optimiert worden.
Im Schnitt, das bestätigten meine Klienten, konnten mit den Maßnahmen, die im Buch ausführlich beschrieben sind, 10 bis 30 Prozent der bis dahin anfallenden Konferenzkosten eingespart werden, bei drastisch erhöhter Effizienz. Von Seminarteilnehmern ließ ich selber ausrechnen, wie viel Ersparnis es in ihren Unternehmen im Jahr vermutlich erbringen würde. Die Zahlen bewegten sich zwischen 150.000 und 500.000 Euro. Das Buch wurde von einem Leser zum Zeitsparbuch des Jahres erkoren.
Aber ich habe mich damit bei längst nicht allen beliebt gemacht. Eine Sekretärin brachte es auf den Punkt: „Lassen Sie doch die Kerle labern, je länger je lieber. Dann können wir mal in Ruhe arbeiten!“ Und: Nach wenigen Monaten war die Disziplin offenbar vielen zu lästig: Der alte Schlendrian, die Quatschbude hatte sich wieder durchgesetzt. Konferenz-Management muss man nachhaltig wollen, weiß der Wortwerfer!